Forretningsorden

Forretningsudvalget

• Forretningsudvalget har det overordnede ansvar for den økonomiske og administrative drift af foreningen.
• Forretningsudvalget er ansvarlig for, at alle klubbens afdelinger fungerer efter vedtægterne og forretningsordenen samt efter de regler, der i øvrigt fastsættes af forretningsudvalget.
• Forretningsudvalget er ansvarlig for, at udvalgene udarbejder beretning, målsætning og budget.
• Forretningsudvalget ansætter forretningsfører og aftaler honorar, virkemåde, ansættelsesperiode og arbejdstid.
• Formanden udarbejder og udsender dagsorden til udvalgets møder.
• Sekretæren tager referat af møderne.
• Referatet godkendes og underskrives af udvalget Det gemmes i såvel det underskrevne papirformat som elektronisk.
• Forretningsudvalget er forpligtet til løbende at afholde møder med de pågældende udvalg.
• Alle udvalg inviteres som minimum til 2 tværgående fællesmøder om året.
• Der afholdes 1 årligt fællesmøde for alle udvalgsmedlemmer og trænere/instruktører.

Forretningsføreren

• Forretningsføreren har overfor forretningsudvalget det daglige ansvar for den økonomiske og administrative drift, herunder afregning af moms, afstemning af bankkonti, ajourføring af medlemslister, hjemtagning af tilskud fra kommunen, indberetning til specialforbund m.v.
• Forretningsføreren udarbejder skabelon for udvalgenes budgetlægning og samskriver foreningens samlede budget.
• Forretningsføreren udarbejder løbende budgetoversigter og udarbejder det endelige regnskab for hele foreningen.
• Forretningsføreren fører kontrol med kontingentindbetalingerne og orienterer straks den relevante udvalgsformand, hvis et medlem overskrider betalingsfristen.
• Forretningsføreren er ansvarlig for økonomiadministration ved diverse events, herunder opkrævning af sponsorbidrag og eventuel -restance.
• Forretningsføreren er ansvarlig for opkrævning af sponsorbidrag efter nærmere aftale med sponsor-
• udvalget
• Forretningsføreren udskriver labels til breve, klubblade, girokort etc.
• Forretningsføreren afregner lønudbetalinger og kørselsgodtgørelser til klubbens trænere.
• Forretningsføreren er ansvarlig for at betale løbende regninger, som skal være påført navn, udvalg og kontonummer.
• Forretningsføreren skal være kontaktled til PBS.
• Forretningsføreren sørger for kontering i henhold til budgettet samt relevant bogføring.
• Forretningsføreren er ansvarlig for, at foreningens regnskabssystem Conventus er opdateret til brug for kontingentindbetalinger.

Sportsudvalgene

• Antallet af de enkelte udvalg er behovsbestemt og fastsættes af forretningsudvalget.
• De enkelte sportsudvalg nedsætter underudvalg efter behov efter nærmere aftale med forretningsudvalget.
• Sportsudvalgene er ansvarlige for de sportslige aktiviteter.
• Sportsudvalgene er ansvarlige for budgetlægning i eget område.
• Sportsudvalgene er ansvarlige for overholdelse af det af forretningsudvalget godkendte budget.
• Sportsudvalgene er ansvarlige for, at løbende behovsopgørelser vedrørende tøj og andre materialer sendes til sponsorudvalget.
• Sportsudvalgene er ansvarlige for at inddrive kontingentrestancer, når forretningsføreren meddeler restance til udvalgsformanden.
• Sportsudvalgene er ansvarlige for at aflevere medlemslister til forretningsføreren til brug for kontrol af kontingentbetalinger.

Sponsorudvalget

• Sponsorudvalget koordinerer enhver form for sponsoraftale med foreningen.
• Sponsorudvalget sikrer en ensartet kontakt mellem foreningen og dens sponsorer.
• Sponsorudvalget aftaler pris på forpligtelser ved og varighed af alle foreningens sponsorater.
• I samarbejde med forretningsudvalget aftales de overordnede regler for omfang og art af forskellige sponsorater og sponsoratstyper.
• Sponsorudvalget er i samarbejde med forretningsudvalget ansvarlige for sponsorpleje.

Tværgående forhold

Diverse bestyrelses- og udvalgsmøder foregår i AIKC’s mødelokaler, hvis ikke andet er direkte aftalt. Det respektive udvalg betaler for kaffe og brød / eller vand. Kun efter aftale med forretningsudvalget kan der forekomme anden forplejning.

Annoncer ved arrangementer, træningsstart m.v. bestilles hos forretningsføreren af de udvalg, som aktiviteten hører under. Der benyttes altid klubbens master. Udgiften betales via forretningsføreren og relateres til det relevante udvalg.

Forretningsudvalget, marts 2012.